Nominasjoner til Polarstjerneordenen kan kun fremmes av tidligere ordens mottakere.

Sammen med ordenens stormester behandler og avgjør ordensrådet søknader om tildelinger under ordenens kulturelle gren til norske eller utenlandske statsborgere som har gjort seg fortjent til slik påskjønnelse.

Vedtak om tildeling skjer i samlet møte. Kansleren fører protokoll over hvilke saker som behandles.

Møtet er ikke beslutningsdyktig dersom ikke stormesteren personlig er til stede eller lar seg representere ved fullmakt meddelt et av ordensrådets medlemmer. Under votering om ordenstildeling er stormesterens stemme avgjørende ved stemmelikhet. I stormesterens fravær er ved stemmelikhet kanslerens stemme avgjørende.

Tildeling av ordenen kan ikke skje mot stormesterens stemme. Stormesteren kan også beslutte å utsette behandling og votering av nærmere angitte søknader. Nominasjoner, sakspapirer, referater fra møter blir ikke offentliggjort før etter 30 år etter at møtet fant sted. Beslutning om å ikke ta nominasjon til følge begrunnes ikke